Wie Sie einen Personalberater suchen / auswählen

Im Zuge des demographischen Wandels gestaltet es sich für Unternehmen von Jahr zu Jahr schwieriger, innerhalb eines angemessenen Zeitraums Fach- und Führungskräfte mit den erforderlichen Qualifikationen zu suchen und zu finden. Häufig trifft das Angebot an Fachkräften und die Nachfrage der personalsuchenden Unternehmen aus regionalen Gründen bereits nicht zusammen. Wenn der „Berg“ (gesuchte Fachkraft) eben nicht zum ‚Propheten‘ (Arbeitgeber) kommen kann oder will (oder schlicht der per IP-Adresse übermittelte Standort des Jobbörsen Users nicht mit dem Standort aus der Stellenanzeige korreliert), muss sich der beauftragte Personalberater auf den Weg machen, um die passenden Kandidaten zu finden.

Ein kompetenter Personalberater bzw. eine erfahrene Personalberaterin kann Arbeitgebern den entscheidenden Vorteil im Wettbewerb um die besten Köpfe verschaffen und zudem größeren ökonomischen Schaden verhindern helfen.

Denn jede unbesetzte Stelle verzögert Unternehmensprozesse, dezimiert die Produktivität und führt letztendlich zu Einbußen im Umsatz. Nach einer StepStone Studie kostet eine unbesetzte Stelle Arbeitgeber im Durchschnitt 29.000 Euro, in größeren Unternehmen ab 250 Mitarbeitern kann sich der Schaden auf 73.000 Euro erhöhen.

Wenn also trotz der Veröffentlichung bspw. einer StepStone Stellenanzeige die erwarteten Bewerber ausbleiben, erfordert es eines erfahrenen Beraters, der unter Einsatz einer geeigneten Zielgruppen- und Sourcing-Strategie aktiv auf potenzielle Fach- und Führungskräfte zugeht, Beziehungen zu diesen aufbaut, sie zur Kandidatur motiviert und bis zur Besetzung den Prozess proaktiv begleitet.

Aus den rund 2.450 Personalberatungen in Deutschland den richtigen Berater zu suchen bzw. auszuwählen, ist alles andere als trivial. Der Blick in die nach Branchen segmentierte Datenbank des BDU ist ein guter Ausgangspunkt für die Recherche.

Ein seriöser Personalberater lässt sich unter anderem anhand seiner kommunizierten Vorgehensweise erkennen. Lassen Sie sich diese vorab telefonisch detailliert von ihm erklären!

Ein erfahrener Personalberater besteht auf umfassende Kenntnis über den Auftraggeber durch, um anschließend die besten Kandidaten auswählen zu können. Diese Kenntnisse dienen als Grundlage zur Erstellung eines detaillierten Positionsprofils, welches die Basis für eine erfolgreiche Zusammenarbeit bildet. Hierzu zählen insbesondere umfassende Informationen zur wirtschaftlichen Situation, die Unternehmens- und Wertekultur, sowie eine Beschreibung möglicher Tochtergesellschaften, Abteilungen oder Geschäftsbereiche, die für die Personalsuche relevant sein könnten.

Der Berater sollte im Briefing die Festlegung eines Positionsprofils mit Darstellung der wesentlichen Aufgaben und Verantwortlichkeiten der zu besetzenden Position, eine Erfassung der erforderlichen beruflichen und persönlichen Erfahrungshintergründe der potenziellen Kandidaten, sowie die fachlichen, methodischen und sozialen Kompetenzen, die für die Position von Bedeutung sind, erfragen. Neben der Vergütung sollten auch die Rahmenbedingungen des Arbeitsvertrags, wie beispielsweise Befristungen, Bonuszahlungen oder Offenheit für Remote-Arbeitsmodelle besprochen werden.

Wünschen Sie keinen reinen „Profillieferanten“, sollte der ausgewählte Experte aus einer Personalberatung Ihr absolutes Vertrauen genießen! Andernfalls wird er nie die Informationstiefe von Ihnen erhalten, die er jedoch als Botschafter nach Außen zur optimalen und vertrauensfördernden Kommunikation benötigt. Nichts ist bei heiß umkämpften Fach- und Führungskräfte nerviger als eine tägliche Flut unpassender und unpersönlicher Werbebotschaften über LinkedIn zu erhalten.

1. Frage: Verfügt der Berater über genügend Erfahrung in der Personalberatung?

Erkundigen Sie sich nach der Anzahl der Berufsjahre, in denen der Personalberater in projektleitender Funktion tätig ist. Ist der Berater erst drei Jahre in seinem Job, ist der Projekterfolg gefährdet. Er wird kaum eine kritische Größe an vergleichbaren Suchmandaten bearbeitet haben und über ein großes Netz an Kontakten verfügen. Im Zweifel, lassen Sie sich Referenzansprechpartner von ihm benennen und rufen Sie diese auch an! Auch eine Abfrage bei Google kann die Reputation des Personalberaters bestätigen oder in Frage stellen.

2. Frage: Bringt der Personalberater eine Branchen- oder Funktionsspezialisierung mit?

Der gewinnbringende Einsatz eines Personalberaters setzt eine Branchen- oder Funktionsspezialisierung voraus. Fragen Sie aktiv nach, ob er für Kunden mit einem vergleichbaren Geschäftsmodell gearbeitet hat und er aus seiner Erfahrung berichten möchte! Ohne Verständnis für Ihr Business wird er kaum am Markt ernst genommen, vermag nicht ansatzweise die fachliche Eignung eines Kandidaten zu bewerten und wird stilistisch nicht das nötige Gespür für eine adressatengerechte Kommunikation mit der Zielgruppe mitbringen. Es ist ferner dann auch zu befürchten, dass er nicht die gesamte Marktbreite in seiner Zielfirmenliste berücksichtigt und mit einer nicht ausreichend großen Gesamtzahl potenzieller Kandidaten in Austausch treten wird. Letzteres können Sie durch Einfordern seiner erstellten Zielfirmenliste überprüfen.

Auf Basis eines vom Unternehmen erstellten Anforderungsprofils sowie seiner analogiefähigen Erfahrung aus abgeschlossenen Personalsuchen, sollte ein erfahrener Personalberater in der Lage sein, eine grobe Such- und Auswahlstrategie, inklusive der Wahl der geeigneten Suchmethode (z.B. anzeigengestützte Personalsuche), zu skizzieren. Es handelt sich hier nicht um ehrenrührige Fragen nach Berufsgeheimnissen, fragen Sie aktiv nach!

Headhunter haben in der von Ihnen fokussierten Branche ein gutes Netzwerk und können in den unübersichtlichen Personalmärkten als Lotse dienen. Sie zeigen alternative Zielgruppen auf, an die zuvor nicht gedacht wurde. Fragen Sie aktiv bei Ihrem Gesprächspartner nach, welche angrenzenden Suchumfelder er nach seiner Erfahrung noch als relevant ansieht.

3. Frage: Ist der Personalberater auch ein „Cultural Match“?

Wie oben beschrieben, sollte Ihr ausgewählter Personalberater ihr „Botschafter“ in der Außenkommunikation sein. Je besser er zur Kultur Ihres Unternehmens passt, desto authentischer und vertrauensbildender wirkt er entlang der gesamten „Candidate Journey“ und sichert damit in jedem Projektstadium – vor allem in der heißen Phase der Einigung, wenn sein Fingerspitzengefühl als Vermittler gefragt ist – den Erfolg des Rekrutierungsprojektes ab. Ein Gespür dafür werden Sie nicht ausreichend am Telefon entwickeln können, ein persönliches Treffen oder ein Video Call ist zur Einschätzungsmöglichkeit die erforderliche Mindestnähe. Achten Sie dabei auch auf seine Präsentation in der Warm-up Phase – der Sieger zeigt sich meistens am Start und ihr auserwählter Personalberater muss in seiner täglichen Außenkommunikation in Ihrem Namen sympathisch bzw. zu Ihrer Kultur passend wirken.